¿Qué es una auditoría y cómo realizarla paso a paso?

El concepto de auditoría viene del mundo de las finanzas y la contabilidad, pero puede extrapolarse a tantos ámbitos como puedas imaginar: Marketing, negocios, calidad, recursos humanos, etc. A fin de cuentas, se trata de un análisis objetivo mediante el cual trata de analizarse la realidad para identificar problemas, evaluarlos y solucionarlos. Por ello, este tipo de actividad solo puede ser desarrollada por un auténtico experto en el tema que pueda evaluar de forma práctica y realista la situación.

Definición de la R.A.E: Técnica profesional normada de revisión, verificación y evaluación de documentos contables y de procedimientos de control y gestión cuyos resultados se recogen por escrito en un informe y contienen una opinión acerca de la información auditada, emitida con un grado de certeza medible estadísticamente.

¿Cómo realizar una auditoría?

En función del área donde se desarrolle, la normativa aplicable y el tipo de cliente, la auditoría puede realizarse con distintas metodologías y formas. No obstante, los pasos a seguir a grandes rasgos suelen ser:

  1. Planificación
  2. Investigación y documentación
  3. Informe de resultados
  4. Planificación de soluciones y priorización de problemas
  5. Implementación de soluciones
  6. Informes periódicos de avances

¿Qué tipos de auditorías existen y cómo implementarlas?

Existen ciertos ámbitos, como en la auditoría de cuentas, donde el procedimiento y normativa están 100% reglados y es necesario seguir las pautas marcadas. Sin embargo, en otros ámbitos, como por ejemplo el marketing, tenemos libertar para crear nuestros propios sistemas. A continuación, te mostramos algunas opciones:

  • Mini – auditoría: Análisis previo a la oferta de un servicio para ajustar este a las necesidades de un cliente. Por ejemplo: Si tienes un negocio de decoración y reformas puedes hacer un pre-análisis del espacio y plantear una solución a tu cliente ajustada a lo que necesita. 
  • Auditoría periódica: Plantear un análisis y seguimiento de determinados elementos y su evolución con cierta periodicidad. Por ejemplo: Un entrenador personal toma en cuenta el estado físico de su cliente desde que comienza y va analizando sus avances y adaptando el entrenamiento a lo que mejor le funciona para cumplir sus objetivos. 
  • Auditoría problema/solución: Se trata de un análisis directo de elementos donde se plantea exactamente los problemas que hay y la mejor solución para ponerles fin.
  • Auditoría completa de variables: Este sería el servicio más complejo donde se analizaría en profundidad todos los elementos interrelacionados con el área, se verían los problemas desde distintos puntos de vista, se priorizaría estos problemas en función del objetivo, y se plantearían distintas posibles soluciones a los mismos para poder finalmente tomar las mejores soluciones en la implementación de forma estratégica.

Por ejemplo, en el siguiente vídeo puedes ver cómo realizar una auditoría de Instagram:

 

¿Cómo diseñar tu propia metodología de auditoría?

Como veíamos en puntos anteriores, el método para realizar una auditoría depende en gran medida de cuál sea tu especialidad. Y si lo que buscas es diferenciarte como auditor, te recomiendo que construyas tu propio método a medida en función del tipo de clientes que tengas. Algunas consideraciones que debes tener en cuenta son:

  • Siempre ten presente cuál es el objetivo del cliente. Eso es lo primordial. No marques nuevos objetivos con los que el cliente no se sienta identificado porque no estará motivado a conseguirlos. Por ejemplo: Conseguir más clientes sin perder la ética en los negocios
  • Determina cuales son las variables de tu ámbito de experiencia que quieres analizar. Por ejemplo: Redes sociales (nuevas, presencia actual, diseño, copy, posicionamiento, engagement, etc.)
  • Analiza cada una de las variables por separado, pero también en conjunto e interrelacionadas. Por ejemplo: ¿Deberíamos comenzar a tener presencia en TikTok o sería mejor reforzar Instagram?
  • Ten en cuenta otros factores internos que afectan a esas variables. Por ejemplo: ¿La creación de contenidos la tienen externalizada o cuenta con un Community Manager interno?
  • Cuenta con los recursos reales que tiene el cliente (tiempo, dinero, herramientas, personal, conocimiento…) y si necesitas más para lograr el objetivo razónalo adecuadamente. Por ejemplo: No podemos comenzar con TikTok porque no tenemos tiempo ni conocimientos necesarios en el personal interno, pero si externalizamos este servicio a un experto podemos conseguir aumentar las ventas un 30% gracias a nuestra presencia en esta red plagada de millenials y centenials. 
  • Relativiza los problemas y ponlos en orden de prioridad respecto al objetivo principal. Por ejemplo: Mejorar la att. al cliente será prioritario para un cliente que quiere cuidar el servicio posventa para conseguir ventas recurrentes, a invertir tiempo en lograr nuevos clientes. 
  • La decisión final es del cliente. Tu eres del experto, y debes aconsejarle y mostrarle las distintas opciones para solucionar los problemas, pero el cliente es quien tiene la última palabra. Tu criterio dependerá de lo que realmente el cliente quiere. Por ejemplo: Si crees que la mejor solución para lograr más ventas es crear un funnel de ventas online pero el cliente prefiere optar por la venta física en pequeños comercios que es otra solución que le has propuesto, y aunque menos eficaz, se alinea mejor con el estilo del negocio. 
  • Aprende constantemente. No creas que por ser experto lo sabes todo. En cada proyecto aprenderás algo nuevo, y para eso necesitas equivocarte y asumir los errores. No tengas miedo a ellos. Por ejemplo: Si una de tus estrategias no está funcionando es mejor asumirlo a tiempo y cambiar de dirección, a seguir invirtiendo recursos en algo que no funciona. 
  • Piensa muy bien los pasos que vas a seguir, los entregables que vas a enviar y crea plantillas para todo el proceso con el fin de no perder tiempo y aumentar tu productividad duplicando elementos de una auditoría a otra. Por ejemplo: Tener siempre una plantilla base para los entregables y un Excel de análisis de todas las variables. 

Podéis ver ejemplos reales de todo esto que os estoy contando en:

 

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