Importancia de automatizar los procesos en consultoría (+Herramientas)

Optimizar el tiempo y los recursos no solo es importante en los negocios de consultoría, en el cualquier proyecto es vital automatizar los procesos. La rentabilidad y la eficiencia de tu negocio va a depender de cómo gestiones todas las acciones que debes llevar a cabo.

¿Qué es lo primero que ganas al automatizar procesos? Vas a reducir el ciclo de ejecución de cualquier proyecto dentro de tu negocio, luego vas a mejorar el trabajo de todo el equipo que lo conforma y también vas ahorrarte mucho dinero y recursos.

Imagina que, dentro de un negocio de consultoría hay que auditar diferentes proyectos y dentro de cada proyecto hay varios responsables. Cada responsable tiene distintas tareas y cada una de ella diversas formas de ejecutarlas. Entonces, ¿cómo te conviertes en un negocio de consultoría rentable con tantas acciones dentro? Lo único que puede ayudarte es la automatización y el control de cada actividad.

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Principales ventajas de automatizar procesos en consultoría

  • Disminuyen los errores

Por ejemplo, supongamos que dentro de tu negocio una de las herramientas que utilizan para llevar un control es el “Google Calendario” (te explicaremos otras herramientas más adelante). Si todo está plasmado en una especie de calendario y todos los integrantes tienen conocimiento de las tareas y proyectos, vas a reducir significativamente cualquier error. Ir automatizando cada acción te va a permitir adelantarte a cualquier contratiempo y prevenir cualquier problema a futuro.

  • Ahorro de tiempo y dinero

Primero vas a reducir el coste producción y ese dinero que antes gastabas en actividades que estaban sobrando, lo puedes utilizar en la implementación de herramientas para la automatización. Será una de las mejores inversiones, las mismas también te ayudarán a optimizar el tiempo de ejecución de tus tareas.

  • Eficiencia y comunicación

Al controlar y automatizar lo más que puedas, te asegurarás también de que la información llegue correctamente a cada parte interesada. Tanto clientes como todo el equipo de consultoría, manejará los mismos datos y nadie tendrá confusión en el camino de ejecutar un trabajo o adquirir tu propuesta de servicios. Todas las personas que conforman el negocio podrán cumplir con sus responsabilidades de forma eficiente.

  • Productividad y seguridad operativa

Nos referimos a que se incrementará la motivación de todos al mejorar los procesos con la automatización y la optimización de actividad. Y por otro lado, contarás con los mejores estándares de calidad, al implementar herramientas que agilicen y comprueben de forma correcta tus procesos de ejecución de proyectos.

Herramientas de automatización

En un negocio de consultoría es muy importante optimizar y automatizar todo, y existen muchas herramientas o aplicaciones que te ayudarán a lograrlo. Te dejaremos aquí una lista de las que usamos en Convierte Más y que te pueden funcionar:

  • Para controlar tu tiempo y el horario de ejecución, te recomendamos Google Calendario. Aquí podrás llevar una especie de agenda electrónica donde puedes programar eventos y repetirlos de ser necesario, es una muy buena herramienta de orden, estructura y lo mejor es que es gratuita. Viene dentro de las funciones de tu cuenta de Gmail.
  • Dentro de Convierte Más usamos el tablero de Jira. Esta es una herramienta para colocar las actividades que se tienen pendientes y te permite establecerlas según el orden de ejecución o prioridad. Es muy útil porque todos los integrantes del equipo tienen acceso, es decir, todos manejan la misma información de proyectos.
  • Con respecto a la difusión de mensajes por correos electrónicos, Mailchimp es una excelente herramienta. Para promocionar, para respuestas automáticas y para campañas de marketing. Tienes la posibilidad de usar la versión gratuita o paga.
  • WhatsApp Business es una aplicación gratuita para pequeños negocios que te permite automatizar tu comunicación con los clientes. Organizas y respondes mensajes para informar sobre lo más importante dentro de tu negocio de consultoría.
  • Infusionsoft y Shopify, te ayudarán a ahorrar tiempo con las automatizaciones gracias a sus mensajes personalizados, plantillas para captar clientes, asignar tareas y enviar correos electrónicos.

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