¿Qué es el Lean Office y cuáles son sus beneficios?

Tal vez, en muchas ocasiones se te escapan proyectos de las manos por no agilizar los procesos y hacerlos agotadores para los clientes. Quizás deberías considerar una filosofía que te permita organizar mejor la productividad de tu negocio. Por eso hoy hablaremos de los beneficios del “Lean Office” en el trabajo.

En los negocios de consultoría se llevan a cabo muchas tareas administrativas, lo que se traduce en mucho papeleo y una gran cantidad de actividades que requieren de mucho tiempo. Entonces, lo ideal es implementar estrategias que te permitan distribuir y organizar mejor las responsabilidades.

El “Lean Office” es la filosofía que te ayudará a lograrlo, porque es una metodología que busca mejorar u organizar los procesos internos de un negocio. A través de este podrás optimizar, reducir actividades burocráticas y descartar todo aquello que sobre en el desarrollo de tus consultorías.

¿Qué es lo que se elimina a través del Lean Office?

Lean Office significa “oficina esbelta”, esto hace referencia a limpiar o eliminar de tu ambiente de trabajo aquello que moleste o sobre. Luego te estarías quedando solo con lo necesario, con aquello que facilite y agilice tus procesos. A través de este método eliminas:

  • La información que sobre en cada área de tu negocio con el fin de perder menos tiempo y utilizarlo en otras cosas que realmente sean útiles.
  • Las tareas o roles innecesarios que tiene tu personal, para que tu negocio se desarrolle sin tanta burocracia. Tu ambiente interno y el externo será mucho más práctico.
  • Se elimina también cualquier tipo de espera, corrección o sobreproducción que demore los negocios.
  •  Podría no parecer importante pero el espacio laboral y cualquier elemento físico que incomode al personal también debe ser eliminado con esta filosofía.

En los negocios, y más en el mundo de las consultorías, no hay tiempo que perder, así que descarta todo aquello que te atrase y no le des ventaja a la competencia.

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¿Cómo consigues implementarla y cuáles son sus beneficios?

Para implementar esta metodología, es recomendable que los líderes de la empresa sean los que empiecen a sembrarla en el equipo de trabajo y sus procesos. Lo siguiente sería incentivar a la comunicación constante y a un sistema cooperativo en el que todos estén al tanto de los valores y de los nuevos métodos.

Luego tu negocio debería:

  • Eliminar procesos o intermediarios innecesarios en el desarrollo de las actividades.
  • Simplificar cualquier trámite, tanto en la parte interna como en la atención de los potenciales clientes.
  • Implementar nuevos y mejores sistemas de gestión que den excelentes resultados.
  • Llevar un orden, controlar previamente los tiempos y analizar cómo se pueden reducir.
  • Lograr que todos los departamentos o equipos de tu negocio optimicen sus actividades laborales.
  • Evaluar constantemente los procesos, innovar y desarrollar estrategias que potencien la calidad de tus servicios.

¿Qué beneficios obtengo al implementar el Lean Office?

  • Te ahorras muchísimas horas de trabajo y procesos anticuados o engorrosos.
  • Mejoras el rendimiento de tu negocio y la productividad de cada uno de los integrantes de tu equipo de consultoría.
  • Al trabajar con lo necesario te enfocas mejor en tus objetivos.
  • Los clientes obtendrán una mejor experiencia de tus servicios.
  • Te posicionarás ante la competencia gracias a las mejoras de tu gestión empresarial.
  • Puedes facilitar la búsqueda de documentos y anticiparte a los posibles problemas que se presenten.
  • Previenes accidentes, logras satisfacer a los empleados e incentivas a la colaboración de todos los integrantes del equipo.
  • Optimizas los recursos, aseguras la rentabilidad y ahorras dinero en equipos o material de oficina.

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Consejos extras:

  • Los líderes o jefes de los departamentos deben verificar que esta filosofía funcione correctamente en cada área después de haberla implementando, si no seguirás perdiendo el tiempo al no supervisar las fallas.
  • Involucra a todos y educa constantemente, para que el nuevo sistema mejore y evolucione.
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